[헬로티]

직장인 김규환 씨(32)는 회사에 출근하면 사내 클라우드에 접속해 전날 동료가 편집하던 문서의 진행 상황을 확인한 후 마무리한다. 오후에는 여러 지역에 있는 고객과의 미팅을 위해 외근을 나선다. 외근 중, 급하게 사내 회의에 참석해야 할 때는 클라우드 화상 회의를 활용한다. 

외근 후, 사무실에 돌아오면 고객들에게 받은 계약서를 정리한다. 예전에 사내 담당자에게 계약서를 전달할 때는 각 계약서별로 전자문서 형식과 이름을 지정한 뒤 스캔하고, 담당자 이름과 메일주소를 일일이 확인해서 파일을 송신해야 했다. 하지만 이제는 클라우드 스캔 서비스를 통해 계약서, 발주서 등 문서 종류를 선택하고 스캔 버튼을 누르기만 하면 미리 지정된 사내 담당자 클라우드 폴더에 자동 저장된다.

단순 저장 공간을 제공하는 것에 그치던 클라우드 서비스가 최근 업무 효율성을 개선할 수 있는 IT 서비스로 진화해 각광받고 있다.

클라우드는 비용 절감, 업무 유연성 등 다양한 장점 덕에 스마트워크의 핵심 서비스로 주목받고 있다. 시장조사업체 시너지에 따르면 올해 1분기 세계 클라우드 시장은 전년 동기 대비 50% 이상 성장하며 70억 달러를 넘어서 업무 환경의 클라우드 전환이 가속되는 것으로 나타났다. 또한 시장조사기관 프로스트앤설리반의 설문조사 결과 아시아태평양지역의 기업 의사결정자들 중 59%가 향후 1년간 주요 1순위 우선사항으로 클라우드를 꼽기도 했다. 

특히 최근에는 클라우드를 활용해 기존 업무를 더욱 효율적으로 수행할 수 있는 IT 서비스가 출시돼 이목을 끌고 있다. 업무 효율성을 높일 수 있는 직장인들의 ‘비밀 무기’로 진화한 색다른 클라우드 서비스를 소개한다.

클라우드로 복잡한 스캔 업무를 간단하게!

기존 스캔 작업은 복잡한 설정 과정 탓에 시간이 오래 걸린다는 단점이 있었다. 각각 사이즈를 설정하고 PDF, JPEG 등 파일 형태를 선택해 스캔해야 했으며, 다른 사람에게 보내야 할 경우에는 파일을 컴퓨터에 다운받아 수신자 메일 주소를 확인해 전송하는 번거로운 과정을 거쳐야 했다. 그러나 클라우드를 활용한 스캔 서비스는 스캔 업무를 버튼 두 번으로 끝낼 수 있도록 돕는다.

한국후지제록스의 ‘클라우드 스캔 자동화 서비스’는 견적서, 계약서, 수·발주서 등의 서류를 스캔해 사내 담당자에게 전달하기까지의 복잡한 과정을 단축할 수 있는 서비스다. 종이 문서를 스캔할 때 복합기의 설정 화면에서 견적서, 계약서 등 미리 설정해둔 문서 종류를 선택하고 시작 버튼을 누르면 담당자와 연결된 클라우드 서버의 ‘워킹 폴더(Working Folder)’에 자동 저장된다. 

이에 문서가 누락되거나 잘못 전달될 위험이 없으며, 날짜별로 스캔 폴더가 생성돼 검색으로 필요한 문서를 쉽게 찾을 수 있다. 또한 클라우드 서버로 전달된 스캔 파일은 수신자가 언제 어디서나 스마트폰, 태블릿PC 등 휴대용 모바일 기기로 확인해 업무를 진행할 수 있다.

클라우드 오피스 서비스로 칼퇴! 

클라우드 오피스 서비스는 한 개의 파일에서 문서 작성과 수정을 여러 명이 동시에 진행할 수 있는 기능을 제공, 문서를 여러 번 보내고 받을 필요 없이 한 번에 업무를 끝낼 수 있다.

인프라웨어의 ‘폴라리스 오피스 비즈니스’는 기업이나 단체를 위한 비즈니스용 서비스로 업무 호환성과 안정성을 강화해 직원들의 협업을 지원한다. 폴라리스 오피스 비즈니스는 팀원들이 실시간으로 문서를 공동 편집하고 열람할 수 있는 기능을 제공한다. 또한 접근권한관리, 보안 로그인 및 경고시스템 등이 적용돼 클라우드 업무 환경에 대한 보안 우려를 줄였다.

회의는 꼭 모여서? 언제 어디서나 ‘클라우드 화상 회의’

업무 중 함께 자료를 보며 논의가 필요할 경우에는 한 자리에 모여 회의를 진행하는 것이 일반적이었지만 클라우드 화상 회의 서비스가 출시되며 언제 어디서나 회의가 가능하게 됐다. LG유플러스의 클라우드 기반 통합 커뮤니케이션 솔루션 ‘비즈 스카이프’는 외근이나 교통체증 등으로 회의 참석이 어려울 경우 유용하게 활용할 수 있다. 

모바일이나 태블릿으로 영상회의 또는 음성회의에 참여할 수 있으며 클라우드를 통해 각종 서류를 공유하고 첨삭도 가능하다. 또한 사무실의 유선전화와 PC, 모바일, 태블릿까지 모든 커뮤니케이션 수단을 통합할 수 있다. 

클라우드 백업 서비스로 ‘업무 데이터 손상’ 원천 차단 

업무용 노트북 분실이나 고장으로 인해 데이터가 손상되는 일을 방지하는 클라우드 백업 서비스도 출시됐다.

KT의 ‘유클라우드 PC 백업’ 서비스는 랜섬웨어나 하드디스크 손상 등으로부터 데이터를 안전하게 복구할 수 있는 전문 PC 백업 서비스다. 백업된 데이터는 100% 암호화되며 KT 클라우드 데이터 센터에 보관된다. 또한 백업 버전을 10개까지 관리할 수 있어 문제가 발생할 경우 원하는 시점으로 복구할 수 있다. 

유클라우드 PC 백업 서비스는 윈도우 탐색기 형태의 인터페이스를 제공하며 자동 백업 및 백업 일정 설정 기능을 사용해 IT 기기에 익숙하지 않은 사용자들도 쉽게 사용할 수 있도록 했다.

한국후지제록스 장은구 전략사업본부 부사장은 “목적에 맞는 클라우드 서비스를 적극적으로 활용하면 기존 업무를 더욱 편하고 간단하게 처리할 수 있고, 사내에서 보다 효율적으로 커뮤니케이션 할 수 있다”며 “이에 IT 업계는 다양한 클라우드 서비스 개발에 매진하며 직장인들의 업무 효율성을 높이기 위해 노력 중”이라고 말했다.

김혜숙 기자 (atided@hellot.net)